Descripción del puesto de asistente administrativo ejecutivo +PLANTILLA
Este Asistente Administrativo Ejecutivo La plantilla de descripción del puesto está optimizada para publicarse en bolsas de trabajo o páginas de carreras en línea y es fácil de personalizar para su empresa.
Responsabilidades del Asistente Administrativo Ejecutivo incluyen:
- Actuar como punto de contacto administrativo entre los ejecutivos y los clientes internos/externos.
- Realizar las tareas de recibir llamadas, recibir mensajes y enrutar correspondencia.
- Atender adecuadamente las solicitudes y consultas de los ejecutivos.
Resumen de trabajo
Buscamos un asistente administrativo ejecutivo capacitado para brindar apoyo administrativo y de secretaría eficiente de manera bien organizada y oportuna.
Esta función implica trabajar en estrecha colaboración con ejecutivos, manejando diversas tareas para optimizar su trabajo y comunicaciones. Como colaborador individual, brindará asistencia personalizada, garantizando operaciones fluidas y una comunicación efectiva.
Sus responsabilidades abarcarán desde gestionar horarios y correspondencia hasta organizar reuniones y mantener la confidencialidad.
Requerimos a alguien que sea proactivo, orientado a los detalles y que posea habilidades excepcionales de organización y comunicación.
Únase a nuestro equipo y contribuya al éxito de nuestros ejecutivos y a la eficiencia general de nuestra organización.
Responsabilidades
- Actuar como punto de contacto entre los ejecutivos y los clientes internos/externos.
- Realizar las tareas de recibir llamadas, recibir mensajes y enrutar correspondencia.
- Atender adecuadamente las solicitudes y consultas
- Mantener un diario, organizar reuniones y citas y proporcionar recordatorios.
- hacer arreglos de viaje
- Tome dictados y actas e ingrese datos con precisión
- Supervise los suministros de oficina e investigue ofertas o proveedores ventajosos.
- Elaborar informes, presentaciones y resúmenes.
- Desarrollar y llevar a cabo un sistema eficiente de documentación y archivo.
Requisitos y habilidades
- Experiencia comprobada como Asistente Administrativo Ejecutivo, Asistente Ejecutivo Senior o en otro puesto de secretaría.
- Comprensión completa de los sistemas y procedimientos de gestión de oficina.
- Excelente conocimiento de MS Office.
- Habilidad en el Inglés
- Habilidades ejemplares de planificación y gestión del tiempo.
- Al día con los avances en gadgets y aplicaciones de oficina
- Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar la carga de trabajo diaria.
- Habilidades de comunicación verbal y escrita de alto nivel.
- Discreción y confidencialidad.
- Título de instituto; La cualificación adicional como asistente personal se consideraría una ventaja.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hace un asistente administrativo ejecutivo?
- El asistente administrativo ejecutivo pasa sus días laborales contestando teléfonos y tomando mensajes, dando la bienvenida a todos los visitantes a la oficina, mientras programa tiempo para apariciones fuera de los muros corporativos y otros eventos que requieren atención. Gestionan el correo y las comunicaciones por fax y organizan los documentos de forma adecuada para poder localizarlos rápidamente cuando sea necesario. Realizan tareas administrativas y de contabilidad básicas, como asegurarse de que los registros financieros estén actualizados.
- ¿Cuáles son los deberes y responsabilidades de un Asistente Administrativo Ejecutivo?
- El Asistente Administrativo Ejecutivo es responsable de mantener el cronograma, los calendarios y los documentos de un ejecutivo. Ayudan a preparar informes de gastos y a crear memorandos o facturas que los ejecutivos de la empresa a los que atienden las envían según sea necesario.
- ¿Qué caracteriza a un buen asistente administrativo ejecutivo?
- Un asistente administrativo ejecutivo exitoso tiene la capacidad de pensar con rapidez y tomar decisiones de manera rápida y eficiente con poca supervisión. Son personas ingeniosas a las que les encanta tomar la iniciativa.
- ¿Con quién trabaja un Asistente Administrativo Ejecutivo?
- Un Asistente Administrativo Ejecutivo es el sistema de apoyo para los ejecutivos en el lugar de trabajo. Transmiten información a los empleados y, a menudo, trabajan con el Secretario Ejecutivo para mantener la agenda del ejecutivo.
