Descripción del puesto de empleado de oficina (+2024 PLANTILLA)
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Responsabilidades del empleado de oficina incluyen:
- Mantener archivos y registros para que permanezcan actualizados y fácilmente accesibles.
- Clasificar y distribuir el correo entrante y preparar el correo saliente.
- Contestar el teléfono para recibir mensajes o redirigir llamadas a colegas apropiados
Resumen de trabajo
Buscamos un competente Empleado de oficina para realizar diversas tareas administrativas y de oficina para apoyar nuestras oficinas. Realizará una variedad de actividades en la oficina que van desde archivar y contestar el teléfono hasta contabilidad básica.
Un empleado de oficina eficaz tiene la capacidad de trabajar con diligencia para ayudar a mantener las operaciones de la oficina sin problemas. Debes ser confiable y trabajador con grandes habilidades de comunicación. El candidato ideal también estará familiarizado con los equipos y procedimientos de oficina.
Responsabilidades
- Mantener archivos y registros para que permanezcan actualizados y fácilmente accesibles.
- Clasificar y distribuir el correo entrante y preparar el correo saliente (sobres, paquetes, etc.)
- Conteste el teléfono para recibir mensajes o redirigir llamadas a los colegas correspondientes.
- Utilice aparatos de oficina como fotocopiadoras, impresoras, etc. y computadoras para procesamiento de textos, creación de hojas de cálculo, etc.
- Realizar tareas básicas de contabilidad y emitir facturas, cheques, etc.
- Tomar actas de reuniones y dictados.
- Ayudar en los trámites de gestión y organización de la oficina.
- Supervisar las existencias de material de oficina (clips, material de oficina, etc.) e informar cuando haya escasez.
- Ayudar a hacer arreglos de viaje y reservar lugares para conferencias y eventos.
- Realizar otras tareas de oficina que le sean asignadas.
Requisitos y habilidades
- Experiencia comprobada como empleado de oficina u otro puesto administrativo
- Familiaridad con los procedimientos de oficina y principios básicos de contabilidad.
- Conocimiento práctico de dispositivos y procesos de oficina.
- Mecanógrafo rápido con conocimientos de taquigrafía y toma de dictados.
- Muy buen conocimiento de MS Office.
- Excelentes habilidades de comunicación
- Muy buenas habilidades organizativas y multitarea.
- Diploma de escuela secundaria
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hace un empleado de oficina?
- Los oficinistas pueden trabajar en diversos entornos, como escuelas, centros de atención médica, oficinas gubernamentales y otras oficinas comerciales. Mantienen las oficinas funcionando sin problemas realizando tareas administrativas como archivar, imprimir copias, clasificar y distribuir el correo, contestar teléfonos y tomar mensajes.
- ¿Cuáles son los deberes y responsabilidades de un empleado de oficina?
- Las responsabilidades de un empleado de oficina incluyen contestar teléfonos, recibir mensajes, manejar el correo y programar citas. Otras tareas cotidianas incluyen recopilar información, enviar faxes, escanear, hacer copias e ingresar datos.
- ¿Qué caracteriza a un buen oficinista?
- Las tareas y responsabilidades de un oficinista son dinámicas y multifacéticas. Por lo tanto, un buen oficinista debe ser afable, servicial y un comunicador eficaz. Otras habilidades importantes incluyen una gran atención al detalle y excelentes habilidades informáticas y de servicio al cliente.
- ¿Con quién trabaja un oficinista?
- Los oficinistas trabajan con una variedad de profesionales según su entorno de trabajo. Generalmente reportan a los Gerentes de Oficina. Sin embargo, en establecimientos más grandes, pueden reportar a un gerente de departamento.
