Descripción del puesto de gerente de oficina (+2024 PLANTILLA)
Este Descripción del puesto de Gerente de oficina La plantilla está optimizada para publicar en bolsas de trabajo o páginas de carreras en línea. Es fácil de personalizar para su empresa.
Las responsabilidades del gerente de oficina incluyen:
- Programación de reuniones y citas dentro de la oficina.
- Organizar el diseño de la oficina y ordenar material de oficina y equipo.
- Mantener el estado de la oficina y organizar las reparaciones necesarias.
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Resumen de trabajo
Buscamos un Gerente de Oficina para organizar y coordinar las tareas administrativas y los procedimientos de oficina. Su función es crear y mantener un ambiente de trabajo agradable, garantizando altos niveles de efectividad, comunicación y seguridad organizacional.
¿Qué hace un gerente de oficina?
Los deberes y responsabilidades del gerente de oficina incluyen programar reuniones y citas, hacer arreglos para los suministros de oficina, recibir a los visitantes y brindar apoyo administrativo general a nuestros empleados. Se valorará experiencia previa como gerente de recepción o administrador de oficina. Un administrador de oficina exitoso también debe tener experiencia con una variedad de software de oficina (herramientas de correo electrónico, hojas de cálculo y bases de datos) y ser capaz de manejar con precisión las tareas administrativas.
En última instancia, el director de la oficina debería poder garantizar el buen funcionamiento de la oficina y ayudar a mejorar los procedimientos de la empresa y el funcionamiento diario.
Responsabilidades
- Servir como persona de contacto para las tareas del gerente de oficina, que incluyen:
- Mantenimiento
- Envío
- Suministros
- Equipo
- Facturas
- Mandados
- Compras
- Programar reuniones y citas
- Organizar el diseño de la oficina y ordenar material de oficina y equipo.
- Mantener el estado de la oficina y organizar las reparaciones necesarias.
- Asociarse con RR.HH. para actualizar y mantener las políticas de la oficina según sea necesario
- Organizar las operaciones y procedimientos de la oficina.
- Coordinar con el departamento de TI en todos los equipos de oficina.
- Asegúrese de que todos los artículos se facturen y paguen a tiempo
- Gestionar negociaciones de contratos y precios con proveedores de oficinas, proveedores de servicios y arrendamiento de oficinas.
- Administre el presupuesto de gastos generales y administrativos de la oficina, garantice informes precisos y oportunos
- Proporcionar apoyo general a los visitantes.
- Ayudar en el proceso de incorporación de nuevos empleados.
- Atender las consultas de los empleados sobre cuestiones de gestión de la oficina (por ejemplo, material de oficina, hardware y arreglos de viaje)
- Servir de enlace con proveedores de gestión de instalaciones, incluidos servicios de limpieza, catering y seguridad.
- Planifique actividades internas o externas, como fiestas, celebraciones y conferencias.
Requisitos y habilidades
- Experiencia comprobada como Gerente de Oficina, Gerente de Recepción o Asistente Administrativo
- Conocimiento de las responsabilidades, sistemas y procedimientos del administrador de Office.
- Dominio de MS Office (MS Excel y MS Outlook, en particular)
- Experiencia práctica con máquinas de oficina (por ejemplo, máquinas de fax e impresoras)
- Familiaridad con herramientas de programación de correo electrónico, como Email Scheduler y Boomerang.
- Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar el trabajo.
- Atención al detalle y habilidades para resolver problemas.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Fuertes habilidades de organización y planificación en un entorno acelerado.
- Una mente creativa con capacidad para sugerir mejoras.
- Título de instituto; Se valorará la calificación adicional como asistente administrativo o secretaria.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hace un gerente de oficina?
- Un Office Manager es la persona encargada de asegurarse de que todo funcione sin problemas. Los gerentes de oficina desarrollan procedimientos, los implementan y evalúan con los miembros del equipo para mejorar la eficiencia.
- ¿Cuáles son los deberes y responsabilidades de un Gerente de Oficina?
- Las responsabilidades de un gerente de oficina incluyen proporcionar información a los empleados, contratar y despedir y facilitar la comunicación entre departamentos. Sin embargo, el alcance de las obligaciones depende del tipo de negocio. Algunos puestos requieren tareas administrativas como gestionar suministros, planificar reuniones y organizar la oficina. Otras tareas pueden incluir la nómina, el seguimiento del tiempo y la gestión de gastos y presupuestos.
- ¿Qué caracteriza a un buen Office Manager?
- Un buen administrador de oficina es más que un simple asistente eficiente. Un gerente de oficina eficiente necesita buen juicio y sólidas habilidades de comunicación y resolución de problemas. Debe ser un líder con mucha paciencia para afrontar todos los aspectos de su trabajo.
- ¿Con quién trabaja un Office Manager?
- Los gerentes de oficina interactúan con asistentes administrativos, asistentes de oficina, asistentes de recursos humanos y recepcionistas. Por lo general, reportan a los propietarios de empresas, directores o jefes de departamento.
