Descripción del puesto de asistente administrativo (+2024 PLANTILLA)
Responsabilidades del asistente administrativo incluyen:
- Atención de solicitudes administrativas y consultas de altos directivos.
- Organizar y programar citas con software de administración
- Planificar reuniones y tomar actas detalladas.
Resumen de trabajo
Buscamos un asistente administrativo responsable para realizar una variedad de tareas administrativas y de oficina. Los deberes del Asistente Administrativo incluyen brindar apoyo a nuestros gerentes y empleados, ayudar en las necesidades diarias de la oficina y administrar las actividades administrativas generales de nuestra empresa.
¿Qué hace un asistente administrativo?
Las responsabilidades del asistente administrativo incluyen organizar viajes y reuniones, preparar informes y mantener sistemas de archivo adecuados. El candidato ideal debe tener excelentes habilidades de comunicación oral y escrita y ser capaz de organizar su trabajo utilizando herramientas como MS Excel y equipos de oficina. Si también tiene experiencia previa como Secretaria o Asistente Administrativo Ejecutivo y está familiarizado con nuestra industria, nos gustaría conocerlo.
En última instancia, un asistente administrativo exitoso debe garantizar el funcionamiento diario eficiente y fluido de nuestra oficina.
Responsabilidades
- Atender y dirigir llamadas telefónicas
- Organizar y programar citas
- Planifique reuniones y tome actas detalladas
- Escribir y distribuir correos electrónicos, memorandos de correspondencia, cartas, faxes y formularios.
- Ayudar en la preparación de informes programados periódicamente.
- Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
- Actualizar y mantener las políticas y procedimientos de la oficina.
- Solicite suministros de oficina e investigue nuevas ofertas y proveedores
- Mantener listas de contactos
- Reservar arreglos de viaje.
- Presentar y conciliar informes de gastos.
- Proporcionar apoyo general a los visitantes.
- Actuar como punto de contacto para clientes internos y externos.
- Servir de enlace con asistentes administrativos ejecutivos y superiores para atender solicitudes y consultas de los altos directivos.
Requisitos y habilidades
- Experiencia comprobada como Asistente Administrativo, Asistente Virtual o Asistente Administrativo de Office
- Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de oficinas.
- Conocimiento práctico de equipos de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
- Dominio de MS Office (MS Excel y MS PowerPoint, en particular)
- Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para priorizar el trabajo.
- Atención al detalle y habilidades para resolver problemas.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Fuertes habilidades organizativas con capacidad para realizar múltiples tareas.
- Título de instituto; Se valorará la calificación adicional como asistente administrativo o secretaria.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hace un asistente administrativo?
- Los asistentes administrativos son responsables de muchas tareas administrativas para garantizar que el personal pueda comunicarse y trabajar de manera eficiente. Su trabajo consiste en responder llamadas telefónicas, saludar a los visitantes, distribuir correo y preparar comunicaciones.
- ¿Cuáles son los deberes y responsabilidades de un Asistente Administrativo?
- Los asistentes administrativos ayudan con las operaciones diarias de una oficina realizando tareas como archivar documentos, responder llamadas telefónicas, preparar documentos para reuniones y administrar el calendario de sus supervisores.
- ¿Qué hace a un buen asistente administrativo?
- Los asistentes administrativos exitosos son comunicadores eficaces que hablan con claridad y son agradables y acogedores al responder las llamadas entrantes. Usan una gramática adecuada y hacen que las personas se sientan cómodas cuando hablan por teléfono o hablan individualmente con otros miembros del personal o clientes.
- ¿Con quién trabaja el Asistente Administrativo?
- Los asistentes administrativos generalmente reportan a un director general a menos que estén asignados directamente a un director ejecutivo u otro ejecutivo. La mayoría de los asistentes administrativos apoyan a toda la oficina en empresas más pequeñas y trabajan con varios gerentes de departamento y personal.
