Descripción del puesto de asistente administrativo sénior +PLANTILLA
Este Asistente administrativo superior La plantilla de descripción del puesto enumera todas las habilidades y cualificaciones esenciales para ayudarle a atraer a los mejores candidatos para brindar apoyo administrativo a sus altos directivos.
¿Qué es un asistente administrativo senior?
Un asistente administrativo senior es un profesional experimentado que apoya a los altos directivos y ejecutivos realizando una variedad de tareas administrativas. Son responsables de gestionar las operaciones de la oficina, programar citas, planificar reuniones y brindar asistencia general en un entorno acelerado.
¿Qué hace un asistente administrativo senior?
Un asistente administrativo senior es responsable de apoyar a los altos directivos y ejecutivos con las tareas administrativas diarias, programar citas, planificar reuniones, gestionar llamadas telefónicas y correos electrónicos y mantener la organización de la oficina. También brindan apoyo general a los visitantes, desarrollan y mantienen sistemas de archivo y crean informes y presentaciones. Su papel es crucial para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones diarias de la oficina.
Responsabilidades del asistente administrativo senior incluyen:
- Apoyar a los altos directivos y ejecutivos con las tareas administrativas diarias.
- Planifique reuniones y tome actas detalladas
- Administre llamadas telefónicas, proporcione información y conecte a las personas que llaman con las personas adecuadas
- Programe citas, actualice calendarios y haga arreglos de viaje para altos directivos.
Resumen de trabajo
Buscamos un asistente administrativo senior con experiencia para unirse a nuestro equipo. Realizará una variedad de tareas administrativas, incluida la gestión de teléfonos y correos electrónicos, la programación de citas y la planificación de reuniones.
Para este puesto, debería poder utilizar sus habilidades organizativas para administrar su espacio de oficina y su tiempo, ya que colaborará con clientes y colegas en un entorno acelerado. También debe tener excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
En última instancia, debería poder apoyar a nuestros altos directivos y garantizar que las operaciones diarias de nuestra oficina se desarrollen sin problemas.
Responsabilidades
- Apoyar a los altos directivos y ejecutivos con las tareas administrativas diarias.
- Planifique reuniones y tome actas detalladas
- Responder llamadas telefónicas, proporcionar información a las personas que llaman o conectar a las personas que llaman con las personas adecuadas.
- Programe citas y actualice el calendario
- Hacer arreglos de viajes y reservas para altos directivos.
- Redactar y escribir correspondencia periódica, como invitaciones y material informativo.
- Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
- Crear hojas de cálculo y presentaciones.
- Proporcionar informes estadísticos y presupuestarios.
- Saludar y brindar apoyo general a los visitantes.
- Desarrollar, implementar y mejorar políticas y procedimientos de oficina.
Requisitos y habilidades
- Experiencia laboral comprobada como asistente administrativo senior, asistente virtual o asistente administrativo ejecutivo.
- Comprensión profunda de la gestión de oficina y las operaciones diarias.
- Experiencia práctica con MS Office
- Conocimiento práctico de equipos de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita
- Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo.
- Título de instituto; La calificación adicional como asistente personal o secretaria será una ventaja.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hace un asistente administrativo senior?
- Un asistente administrativo senior realiza una variedad de tareas administrativas para apoyar a los altos directivos y ejecutivos, incluida la gestión de teléfonos y correos electrónicos, la programación de citas, la planificación de reuniones y el mantenimiento de las operaciones de la oficina.
- ¿Cuáles son los deberes y responsabilidades de un asistente administrativo superior?
- Los deberes y responsabilidades de un asistente administrativo superior incluyen apoyar a los altos directivos con tareas administrativas diarias, planificar reuniones, redactar actas detalladas, gestionar llamadas telefónicas, programar citas y desarrollar políticas y procedimientos de oficina.
- ¿Qué caracteriza a un buen asistente administrativo senior?
- Un buen asistente administrativo superior posee excelentes habilidades organizativas, sólidas habilidades de comunicación verbal y escrita y un alto nivel de competencia en la gestión de oficina y las operaciones diarias. También deben tener una actitud proactiva y resolutiva.
- ¿Con quién trabaja un asistente administrativo senior?
- Un asistente administrativo senior trabaja en estrecha colaboración con altos directivos, ejecutivos, clientes, colegas y visitantes. También pueden colaborar con otro personal administrativo y departamentos dentro de la organización.
- ¿Qué habilidades debe tener un asistente administrativo senior?
- Un asistente administrativo senior debe tener sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo, dominio de MS Office y equipos de oficina, excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita y la capacidad de manejar múltiples tareas en un entorno acelerado. Se consideran ventajosas las habilidades adicionales en asistencia personal o trabajo de secretaría.
