Как настроить ответы “Нет на рабочем месте” в Outlook

Outlook предлагает множество функций настройки для персонализации опыта, и одна из них – автоматический ответ, когда вы находитесь вне офиса или в перерыве на работе. Ответы об отсутствии на работе очень удобны, чтобы люди знали, что вы недоступны, и в то же время вы можете оставить короткое сообщение, что вам подходит. Это прояснит ситуацию для людей, которые в вас нуждаются, и примут решение.

Мы рассмотрели два разных способа настройки автоответчика в Outlook для учетных записей электронной почты IMAP или POP и для учетной записи Microsoft Exchange. Вот как это сделать.

Как настроить автоматический ответ в Outlook

Для iPhone и Android:

Обновляйте приложение Outlook на своем телефоне в магазине приложений iOS и Android Play Store. затем выполните следующие действия, чтобы включить автоматический ответ в Outlook, когда вы не в сети в течение нескольких дней.

1. Откройте приложение Outlook на своем телефоне, нажмите значок профиля в верхнем левом углу экрана.
2. Затем нажмите на значок шестеренки в настройках, чтобы увидеть дополнительные настройки вашей учетной записи электронной почты.
3. Теперь нажмите на свою учетную запись, в которую вы вошли. и посмотрите параметр «Автоматические ответы».
4. Включите переключатель Автоматические ответы и введите сообщение, которое хотите отправить, пока вы не в офисе.
5. Это оно. И этими настройками также можно управлять для других кроссплатформенных ОС и устройств, таких как Mac или ПК. Выполните следующие действия.

Для ПК и Mac:

Совместимые версии Outlook: Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook для Microsoft 365 и Office для бизнеса.

1. Перейдите в приложение Outlook на вашем ПК.
2. Щелкните файл, расположенный в верхней строке меню.
3. Выберите Автоматические ответы.
4. Outlook 2007: выберите «Инструменты», а затем «Ассистент вне офиса».
5. Примечание. Если вы не можете найти параметр «Автоматические ответы», перейдите к следующему разделу и используйте «Правила и предупреждения», чтобы настроить и включить ответы на сообщения об отсутствии на работе.
6. Выберите Отправить автоматические ответы.
7. Если вы уверены, что будете использовать автоматический ответ в течение определенного времени, установите время начала и время окончания. Или вы можете отключить это вручную.
8. Выбрав «Внутри моей организации», составьте сообщение, чтобы отправить его в качестве автоответчика. А если вы выберете «За пределами моей организации», то автоответ будет отправлен на все электронные письма, такие как информационные бюллетени, рекламные акции и т. Д. Вот почему всегда выбирайте Мои контакты.
9. Щелкните ОК.

Метод 2: Использование правил и предупреждений (для IMAP или POP (например, Gmail, Yahoo Mail))

Шаг 1. Создайте шаблон

1. Откройте Outlook.
2. Щелкните “Новый адрес электронной почты”.
3. Введите тему и составьте сообщение, чтобы сообщить получателю, что вы в настоящее время недоступны. В том же сообщении вы также можете сообщить им о времени, когда вы собираетесь им ответить.
4. Когда вы закончите составлять сообщение, нажмите File.
5. Выберите Сохранить как.
6. В меню Тип файла выберите Шаблон Outlook (* .oft).
7. Переименуйте шаблон, указав, что это автоматический ответ или шаблон об отсутствии на работе, чтобы в следующий раз, когда вы захотите обновить сообщение, его можно было легко найти на ПК.
8. Щелкните Сохранить и закройте окна.

Шаг 2. Настройте правила и оповещения для автоматического ответа

1. Щелкните Файл и выберите Информация.
2. Щелкните Управление правилами и предупреждениями.
3. Не забудьте выбрать правила электронной почты
4. И в параметре Применить изменения к этой папке выберите идентификатор электронной почты, для которого вы настраиваете автоматические ответы.
5. Щелкните Новое правило.
6. Откроется диалоговое окно Мастер правил, в котором выберите «Применить правило к сообщениям, которые я получаю» под заголовком «Начать с пустого правила».
7. Нажмите “Далее.
8. Выберите «Где мое имя» в поле «Кому» на шаге 1: Выберите условие (я).
9. Нажмите “Далее.
10. Снова в Шаге 1: выберите раздел (я), выберите ответ, используя определенный шаблон.
11. Теперь пора выбрать шаблон, который вы создали ранее, для этого щелкните ссылку на конкретный шаблон в том же диалоговом окне, но в разделе «Шаг 2: отредактируйте описание правила» (щелкните подчеркнутое значение).
12. Щелкните меню Look In и выберите User Template in File System.
13. Щелкните созданный вами шаблон, а затем щелкните Открыть.
14. Выберите “Далее”.
15. Теперь вы должны увидеть окно мастера правил с “Есть ли исключения?” сообщение, щелкните, кроме случаев, когда это автоматический ответ, и щелкните Далее.
16. Когда Шаг 1. Укажите имя для этого правила, укажите имя для этого правила автоматического ответа.
17. На шаге 2: «Настройка параметров правила» нажмите «Включить это правило», чтобы сразу активировать это правило, или оставьте его не отмеченным.
18. Кроме того, выберите параметр «Создать это правило для всех учетных записей», если вы хотите использовать то же правило для других учетных записей электронной почты.
19. Щелкните Готово.
20. Щелкните ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

Примечание. Outlook будет использовать это правило автоматического ответа один раз для каждого адреса электронной почты, и второй автоматический ответ будет работать, когда следующий сеанс Outlook станет активным, то есть когда он будет закрыт и снова открыт.