Descripción del puesto de secretaria (+2024 PLANTILLA)
Este Descripción del puesto de secretaria La plantilla está optimizada para publicar en bolsas de trabajo o páginas de carreras en línea y es fácil de personalizar para su empresa.
Responsabilidades del secretario incluyen:
- Atender llamadas telefónicas y redirigirlas cuando sea necesario
- Gestionar la agenda diaria/semanal/mensual y concertar nuevas reuniones y citas.
- Preparar y difundir correspondencia, memorandos y formularios.
Resumen de trabajo
Como Secretario asumirá las funciones de apoyo administrativo y administrativo para optimizar los procedimientos de flujo de trabajo en la oficina.
Ayudará a colegas y ejecutivos apoyándolos en la planificación y distribución de información.
Serás el punto de referencia para todas las consultas, solicitudes o incidencias y serás parte integral de la plantilla de la empresa.
Responsabilidades
- Responder llamadas telefónicas y redirigirlas cuando sea necesario
- Gestionar la agenda diaria/semanal/mensual y concertar nuevas reuniones y citas
- Preparar y difundir correspondencia, memorandos y formularios.
- Archivar y actualizar la información de contacto de empleados, clientes, proveedores y socios externos.
- Apoyar y facilitar la realización de informes periódicos.
- Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
- Verifique frecuentemente los niveles de material de oficina y realice los pedidos correspondientes.
- hacer arreglos de viaje
- Documentar gastos y entregar informes.
- Realizar tareas ocasionales de recepcionista.
Requisitos y habilidades
- Experiencia laboral comprobada como Secretaria o Asistente Administrativo.
- Familiaridad con la organización de la oficina y las técnicas de optimización.
- Alto grado de capacidad multitarea y de gestión del tiempo.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Integridad y profesionalismo.
- Competencia en MS Office
- Diploma de escuela secundaria
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hace un secretario?
- Las secretarias hacen una cantidad increíble de trabajo para mantener una empresa en funcionamiento. Realizan funciones administrativas de rutina, como redactar correspondencia, programar citas, organizar archivos y proporcionar información a las personas que llaman.
- ¿Cuáles son los deberes y responsabilidades de un Secretario?
- Desempeñan un papel fundamental a la hora de ayudar a su empleador a gestionar las operaciones diarias contestando teléfonos, enviando correos electrónicos, organizando reuniones y redactando actas de debates importantes. También pueden ser responsables de ayudar a negociar los precios de diversos artículos, como muebles de oficina. Otras tareas incluyen la creación de informes, la incorporación de nuevos miembros al equipo, la entrada de datos y la realización de recados.
- ¿Qué hace a un buen secretario?
- Las buenas secretarias siempre están en la cima de su juego y tienen la capacidad de realizar múltiples tareas, mantenerse organizadas y ser amigables al mismo tiempo. También necesitan excelentes habilidades de comunicación, que incluyen gestos telefónicos profesionales. Las secretarias a veces tratan con información confidencial; por lo tanto, deben ser discretos y respetar la confidencialidad.
- ¿Con quién trabaja una secretaria?
- Las secretarias suelen ser las primeras en interactuar con los clientes y los clientes. Trabajan con otro personal de la oficina y generalmente reportan directamente a un gerente de oficina.
