Descripción del puesto de secretaria ejecutiva (PLANTILLA +2024)
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¿Qué es un Secretario Ejecutivo?
¿Qué hace un Secretario Ejecutivo?
Un Secretario Ejecutivo mantiene la agenda del ejecutivo, planifica citas y reuniones, asiste a reuniones y levanta actas, maneja llamadas telefónicas, gestiona correspondencia, organiza viajes, mantiene registros y ayuda en diversas tareas administrativas. Garantizan una coordinación y un apoyo eficientes a los ejecutivos, permitiéndoles centrarse en sus responsabilidades de gestión.
Responsabilidades del Secretario Ejecutivo incluyen:
- Mantener la agenda del ejecutivo y ayudar en la planificación de citas, reuniones de la junta directiva, conferencias, etc.
- Asistir a reuniones y levantar actas.
- Recibir y filtrar llamadas telefónicas y redirigirlas cuando sea apropiado.
Resumen de trabajo
Buscamos un Secretario Ejecutivo competente para brindar apoyo esencial a nuestros funcionarios de alto rango. Desempeñarás un papel crucial en la organización y mantenimiento de la agenda del ejecutivo, así como en la realización de diversas tareas administrativas.
Como Secretario Ejecutivo, debe poseer habilidades excepcionales de gestión del tiempo y multitarea para manejar múltiples responsabilidades de manera eficiente. Su diligencia y competencia permitirán a los ejecutivos concentrarse en sus tareas gerenciales sin distracciones.
Su objetivo principal será mejorar la eficiencia general de nuestro negocio asegurando la finalización oportuna y eficiente de todas las tareas administrativas asignadas.
Únase a nuestro equipo y contribuya al buen funcionamiento de nuestra organización brindando un apoyo invaluable a nuestros ejecutivos.
Responsabilidades
- Mantener la agenda del ejecutivo y ayudar en la planificación de citas, reuniones de la junta directiva, conferencias, etc.
- Asistir a reuniones y levantar actas.
- Recibir y filtrar llamadas telefónicas y redirigirlas cuando sea apropiado.
- Manejar y priorizar toda la correspondencia saliente o entrante (correo electrónico, cartas, paquetes, etc.)
- Realizar arreglos de viaje para ejecutivos.
- Manejar documentos confidenciales garantizando que permanezcan seguros
- Preparar facturas o estados financieros y brindar asistencia en la contabilidad.
- Supervise los suministros de oficina y negocie los términos con los proveedores para garantizar los pedidos más rentables.
- Mantener registros electrónicos y en papel para garantizar que la información esté organizada y sea fácilmente accesible.
- Realizar investigaciones y preparar presentaciones o informes según lo asignado.
Requisitos y habilidades
- Experiencia demostrable como secretaria ejecutiva o puesto administrativo similar.
- Competente en MS Office y software de “back-office” (por ejemplo, ERP)
- Conocimiento profundo de la gestión de oficina y procedimientos contables básicos, así como vocabulario técnico de la industria relevante.
- Familiaridad con los métodos básicos de investigación y técnicas de presentación de informes.
- Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo.
- Excelentes habilidades de comunicación y negociación.
- Integridad y confidencialidad
- Licenciatura en administración de empresas o carrera afín.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hace un Secretario Ejecutivo?
- Un Secretario Ejecutivo organiza horarios, asiste a reuniones, gestiona la correspondencia y realiza tareas administrativas para apoyar a los funcionarios de alto rango.
- ¿Cuáles son los deberes y responsabilidades de un Secretario Ejecutivo?
- Los deberes de un Secretario Ejecutivo incluyen mantener agendas, planificar citas y reuniones, asistir a reuniones, manejar llamadas telefónicas, gestionar correspondencia, hacer arreglos de viaje y mantener registros.
- ¿Qué caracteriza a un buen Secretario Ejecutivo?
- Un buen Secretario Ejecutivo posee excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, dominio del software de oficina, sólidas habilidades de comunicación y negociación, integridad, confidencialidad y conocimiento de la gestión de oficina y los procedimientos contables básicos.
- ¿Con quién trabaja un Secretario Ejecutivo?
- Un Secretario Ejecutivo trabaja con funcionarios de alto rango, como ejecutivos y gerentes, así como con colegas de la empresa u organización.
- ¿Qué habilidades debe tener un Secretario Ejecutivo?
- Un Secretario Ejecutivo debe tener habilidades en gestión del tiempo, organización, comunicación, negociación, dominio del software de oficina, gestión de oficina, procedimientos contables básicos y técnicas de investigación.
