Descripción del puesto del controlador de documentos (+2024 PLANTILLA)
Las responsabilidades del controlador de documentos incluyen:
- Copiar, escanear y almacenar documentos
- Comprobar la precisión y editar archivos, como contratos
- Revisar y actualizar documentos técnicos (por ejemplo, manuales y flujos de trabajo)
Resumen de trabajo
Buscamos un Controlador de Documentos para preparar, gestionar y archivar documentos para nuestros proyectos.
Las responsabilidades del controlador de documentos incluyen escribir contratos, archivar archivos y garantizar que todos los miembros del equipo tengan acceso a la documentación necesaria. Para tener éxito en este puesto, debe tener experiencia previa en la revisión de documentos técnicos junto con la capacidad de detectar errores.
En última instancia, respaldará nuestros procedimientos manteniendo documentos transparentes, actualizados y fácilmente rastreables.
Responsabilidades
- Copiar, escanear y almacenar documentos
- Verifique la precisión y edite archivos, como contratos
- Revisar y actualizar documentos técnicos (por ejemplo, manuales y flujos de trabajo)
- Distribuir copias relacionadas con el proyecto a equipos internos.
- Archivar documentos en registros físicos y digitales.
- Crear plantillas para uso futuro
- Recuperar archivos según lo solicitado por empleados y clientes.
- Gestionar el flujo de documentación dentro de la organización.
- Mantener la confidencialidad en torno a la información confidencial y los términos del acuerdo.
- Preparar informes ad hoc sobre proyectos según sea necesario.
Requisitos y habilidades
- Experiencia laboral demostrable como controlador de documentos o función similar.
- Familiaridad con la gestión de proyectos.
- Conocimientos básicos de derecho laboral y corporativo.
- Experiencia práctica con MS Office y MS Excel.
- Conocimiento de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS)
- Habilidades competentes de mecanografía y edición.
- Habilidades de organización de datos.
- Atención a los detalles
- Licenciatura en Gestión de Proyectos o campo relevante
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hace un controlador de documentos?
- Un controlador de documentos garantiza que toda la documentación de la organización, incluidos, entre otros, estados de flujo de efectivo y declaraciones de impuestos, se almacene de forma segura. También escriben informes sobre el estado de la empresa para garantizar un acceso fluido entre los departamentos.
- ¿Cuáles son los deberes y responsabilidades de un controlador de documentos?
- Un controlador de documentos es responsable de todos los documentos de una empresa. Diariamente escanearán y cargarán documentos en papel y los organizarán en un servidor seguro. Accede a archivos específicos cuando lo solicitan diferentes departamentos y controla el flujo de documentos dentro y fuera del departamento. Son responsables de la seguridad y exactitud de los documentos desde su finalización hasta su eliminación segura.
- ¿Qué hace que un buen controlador de documentos?
- Un buen Controlador de Documentos tiene excelentes habilidades de organización, lo cual es una necesidad en este puesto debido a la cantidad de información que llega a diario. También deben estar muy familiarizados con varios sistemas de gestión de documentos, como Sharepoint, DocuWare Cloud y Rubex. Las habilidades de mecanografía rápida también son importantes, junto con la atención al detalle.
- ¿Con quién trabaja un controlador de documentos?
- Un controlador de documentos puede trabajar con muchos departamentos diferentes que requieren una gran cantidad de documentos almacenados o procesados, como Recursos Humanos o Contabilidad. En un entorno corporativo, normalmente reportan al Gerente de Recursos Humanos, o en un entorno de construcción, pueden reportar al Gerente de Proyecto o al Gerente de Construcción.
