Descripción del puesto de coordinador de oficina (+2024 PLANTILLA)
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Responsabilidades del coordinador de oficina incluyen:
- Seguir los procedimientos de flujo de trabajo de la oficina para garantizar la máxima eficiencia.
- Mantener archivos y registros con sistemas de archivo efectivos.
- Apoyar a otros equipos con diversas tareas administrativas.
Resumen de trabajo
Buscamos un experto Coordinador de oficina para realizar una variedad de tareas diarias de oficina y administrativas. Usted será una parte integral para garantizar que las operaciones de nuestra oficina se desarrollen sin problemas y tengan éxito en el apoyo a otras actividades comerciales.
Un excelente coordinador de oficina es, ante todo, un profesional organizado y competente con unas extraordinarias dotes de comunicación. Se sentirá cómodo tratando con personas y podrá realizar tareas administrativas con precisión y rapidez.
El objetivo es garantizar que las operaciones de la oficina sean eficientes y agreguen el máximo valor a la organización.
Responsabilidades
- Siga los procedimientos de flujo de trabajo de la oficina para garantizar la máxima eficiencia.
- Mantener archivos y registros con sistemas de archivo efectivos.
- Apoyar a otros equipos con diversas tareas administrativas (redireccionar llamadas, difundir correspondencia, programar reuniones, etc.)
- Saludar y ayudar a los visitantes cuando lleguen a la oficina.
- Supervisar los gastos de oficina y gestionar todos los contratos de oficina (alquiler, servicio, etc.)
- Realizar actividades básicas de contabilidad y actualizar el sistema contable.
- Tratar las quejas o problemas de los clientes.
- Monitorear el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos.
- Ayudar en la gestión de relaciones con proveedores.
Requisitos y habilidades
- Experiencia demostrable como coordinador de oficina o en puesto similar.
- Se valorará experiencia en atención al cliente.
- Conocimiento de los principios básicos de contabilidad y los sistemas y procedimientos de gestión de oficina.
- Excelente conocimiento de MS Office, “back-office” y software de contabilidad.
- Conocimiento práctico de equipos de oficina (por ejemplo, escáner óptico)
- Excelente comunicación y habilidades interpersonales
- Organizado con la capacidad de priorizar y realizar múltiples tareas.
- Confiable con paciencia y profesionalismo.
- Título asociado/universitario; Licenciatura/Ba en administración de empresas o campo relevante es una ventaja
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hace un coordinador de oficina?
- Un Coordinador de Oficina es una parte esencial de cualquier empresa. Se aseguran de que la oficina funcione sin problemas al gestionar diversas responsabilidades que mantienen la oficina en funcionamiento. Estos pueden variar desde tomar notas de reuniones y pedir suministros de oficina hasta reservar espacios de conferencias para reuniones y planificar viajes fuera de la ciudad para los empleados.
- ¿Cuáles son los deberes y responsabilidades de un Coordinador de Oficina?
- Los coordinadores de oficina realizan una serie de funciones administrativas y tareas relacionadas con el servicio al cliente que ayudan al funcionamiento general del entorno de oficina. Incluyen saludar a clientes y visitantes, gestionar horarios de conferencias y reuniones, programar proveedores para mantenimiento y reparaciones y solicitar inventario de suministros de oficina.
- ¿Qué caracteriza a un buen coordinador de oficina?
- Un buen coordinador de oficina tendrá excelentes habilidades de gestión del tiempo, ya que establecerá y mantendrá cronogramas para los proyectos requeridos. La organización y la flexibilidad también son habilidades importantes, ya que son necesarias en el día a día. Se requieren excelentes habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita, debido a la cantidad de interacción que tienen con varios empleados y proveedores.
- ¿Con quién trabaja un coordinador de oficina?
- Un coordinador de oficina interactúa con varios empleados en casi todos los departamentos. Dependiendo de su rol dentro de la empresa, pueden reportar directamente a un Gerente de Oficina, a varios líderes de departamento o a un Gerente de Recursos Humanos.
