Descripción del puesto de empleado de archivo (+2024 PLANTILLA)
Las responsabilidades del secretario de archivo incluyen:
- Comprobar la documentación entrante (correspondencia, facturas, etc.) y hacer copias antes de distribuirla.
- Ordenar todos los artículos alfabéticamente y según contenido, fechas, significado, etc.
- Crear o actualizar registros con nuevos archivos e información
Resumen de trabajo
Buscamos una persona organizada. Archivero para realizar la gestión y mantenimiento de archivos. Organizarás el papeleo de acuerdo con un sistema de archivo eficiente y digitalizarás todos los documentos importantes. Se espera que usted proteja y actualice los archivos, así como que los haga fácilmente accesibles para sus colegas.
Un archivero debe ser organizado y poseer un conocimiento serio de la confidencialidad y la protección de datos. El candidato ideal tendrá conocimientos de informática y estará orientado a los detalles.
El objetivo es preservar los registros de la empresa y gestionar el papeleo de forma eficaz.
Responsabilidades
- Verifique la documentación entrante (correspondencia, facturas, etc.) y haga copias antes de distribuirla.
- Ordene todos los trabajos alfabéticamente y según contenido, fechas, significado, etc.
- Crear o actualizar registros con nuevos archivos e información
- Guarde toda la documentación en lugares designados asegurando los documentos importantes.
- Ingrese la documentación en un sistema electrónico, ya sea mediante la entrada de datos o mediante el uso de escáneres ópticos.
- Atender todas las solicitudes de acceso a archivos y mantener registros de los documentos prestados.
- Desarrollar un sistema de archivo eficiente para facilitar la actualización y recuperación de archivos.
- Seguir políticas y dictados de confidencialidad para salvaguardar datos e información.
- Supervisar el inventario de archivos, clips, etc. e informar de la escasez.
Requisitos y habilidades
- Experiencia comprobada como archivero
- Conocimiento de sistemas de archivo.
- Muy buen conocimiento de MS Office y equipos de oficina como fotocopiadora, escáner, etc.
- Buen dominio del inglés tanto oral como escrito.
- Confiable con respecto a la confidencialidad y las políticas.
- Excelentes habilidades organizativas.
- Gran atención al detalle
- Título de escuela secundaria o equivalente
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hace un archivero?
- Un empleado de archivo es responsable de verificar la documentación entrante y hacer copias antes de su distribución. También clasifican todos los trabajos alfabéticamente por título o importancia y luego los fechan con precisión para mantenerse organizados según su área de trabajo específica.
- ¿Cuáles son los deberes y responsabilidades de un secretario de archivo?
- Los empleados de archivos son responsables de cargar archivos y datos digitales. Organizan registros y archivan documentos para que otros departamentos o personal que puedan requerir sus servicios puedan encontrarlos cuando más los necesiten. También hacen copias de documentos y las distribuyen en consecuencia.
- ¿Qué hace que un buen archivero?
- Un Secretario de Archivo eficaz debe tener conocimientos de confidencialidad y protección de datos. También poseerán habilidades informáticas y gran atención a los detalles, lo cual es necesario para su éxito porque tiene como objetivo preservar los registros de la empresa y al mismo tiempo gestionar el papeleo de manera efectiva.
- ¿Con quién trabaja un archivero?
- Los empleados de archivos trabajan con los empleados de entrada de datos, quienes a menudo se encargan de crear y administrar documentos esenciales, transfiriéndolos del papel a formularios digitales para una mayor eficiencia. Luego, los archivadores toman estos documentos y los colocan en carpetas y designaciones debidamente etiquetadas para que sean más fáciles de encontrar.
